Alle hens aan dek voor de realisatie van nieuwe magazijn lay-out
Bij Kovax, toonaangevend leverancier voor schuur- en polijstoplossingen, vormde een flinke omzetgroei de aanleiding tot optimalisatie van het magazijn. Voor de efficiënte magazijninrichting werd advies ingewonnen bij Data Science consultant CQM. In recordtijd van slechts 5 weken onderzoekstijd en 3 dagen herindeling door het hele bedrijf werd de nieuwe magazijn lay-out gerealiseerd en werden er datagedreven processen geïmplementeerd. Benieuwd hoe de nieuwe magazijnindeling tot stand kwam? Lees verder!
Magazijnoptimalisatie als basis voor toekomstige groei
Vanuit Almelo levert Kovax haar producten aan Europa en een deel van Afrika. Het assortiment varieert van fijn schuurpapier voor luxe auto's als Lamborghini of Porsche tot polijstproducten voor yachts. En hoewel ze al sinds 1930 bestaan, zijn ze juist in de afgelopen jaren enorm in omzet gegroeid: van 2,5 miljoen naar 20 miljoen euro omzet per jaar. Met de uitbreiding van het assortiment groeide het magazijn mee, namelijk van 3000 naar 5700 m2. Negen jaar geleden had het bedrijf al voorzien in toekomstige groei door extra magazijnoppervlakte aan te schaffen. Gaandeweg heeft het steeds meer van de tijdelijk verhuurde magazijnoppervlakte zelf in gebruik genomen. En hoewel het warehouse team de uitbreiding voorbeeldig in bestaande processen integreerde, begon het uiteindelijk toch te schuren.
Willem Mulderij, CEO van Kovax, wist zijn team ervan te overtuigen dat het noodzakelijk was om het magazijn kritisch te evalueren met het oog op toekomstige groei. Staan de fast movers nog op de juiste plek? Hoe efficiënt zijn de buffer locaties? En hoe ideaal zijn de looproutes voor de pickers zelf? Om een datagedreven oplossing voor een nieuwe magazijn lay-out te vinden, ging Kovax op zoek naar een Data Science adviesbureau dat ervaring heeft met het analyseren van logistieke knelpunten in distributiecentra.
MKB-bedrijf met grote visie op warehouse innovatie
“Veel mensen denken dat zo’n gespecialiseerde aanpak met Data Science alleen is weggelegd voor grote distributiecentra van multinationals, en niet om een relatief klein magazijn optimaal in te richten”, vertelt Willem Mulderij. “Maar wij nemen een unieke positie in de markt in, durven dingen anders te doen en geloven in de kracht van innovatie. In plaats van te streven naar marktdominantie, focussen wij op het opbouwen van duurzame relaties met onze partners, klanten en medewerkers.”
Achter deze visie schuilt een diep respect voor de beloftes aan de klanten en een oprechte betrokkenheid bij zijn medewerkers. Daarom hecht Kovax veel waarde aan het nakomen van afspraken. “Als we die bestelling niet op tijd leveren, kan dat grote gevolgen hebben voor die klant. En dat is niet alleen slecht voor de cijfers op papier, maar ook voor de mensen die bij ons werken.” Het is vooral het welzijn van zijn medewerkers dat hij voor ogen heeft als hij aan de toekomst van het bedrijf denkt, want: “Een bedrijf staat of valt met de mensen die er werken — die heb je nodig. Daarom was het ook zo belangrijk ze vanaf het begin mee te nemen in dit project.”
Teamwork makes the lean work
Je zou verwachten dat een bedrijf met een Japans moederbedrijf sterk geïnspireerd zou zijn door Oosterse filosofieën en methoden als Six Sigma om zo efficiënt mogelijk te werken. En hoewel deze elementen zeker aanwezig zijn, haalt de CEO van Kovax zijn belangrijkste inspiratie uit een onverwachte hoek: zijn verleden als basketbalcoach. Hij heeft ervaren dat zelfs met de beste individuele spelers, een team pas echt succesvol is als de leden samenwerken. "Wanneer speel je beter", vraagt hij, "als iedereen tegelijk wil scoren maar elkaar daarbij voor de voeten loopt, of wanneer je er als een team voor zorgt dat de beste speler op het juiste moment de bal toegespeeld krijgt?" Juist door deze ervaring is 'lean werken', oftewel het elimineren van verspilling en het optimaliseren van processen, een belangrijk onderdeel van de bedrijfscultuur. Om deze samenwerking te bevorderen, organiseert het bedrijf wekelijkse sportlessen voor alle medewerkers en selecteert partners die niet alleen expertise hebben, maar ook een gedeelde visie op teamwork en klantgerichtheid. Zoals CQM, dat naast magazijn inrichting en logistieke processen ook een sterke focus heeft op de menselijke kant van het verhaal.
CQM bracht meer dan kennis over smart warehousing
“Het was duidelijk dat we een partner nodig hadden met expertise in Operations Research, oftewel het optimaliseren van complexe systemen, Smart Logistics en Datadriven Warehousing,” legt Willem uit. De keuze viel snel op CQM, omdat hier net als bij Kovax waarde wordt gehecht aan persoonlijk contact, loyaliteit en korte communicatielijnen. En: beiden streven voortdurend naar verbinding. “CQM heeft ons geholpen om de nieuwste technologieën te implementeren op een manier die aansloot bij de behoeften van onze medewerkers. Vanuit deze verbinding en de persoonlijke benadering tijdens het hele project, waarbij we intensief samenwerkten en open communiceerden, konden we snel en doelgericht naar de oplevering en concrete resultaten toewerken.”
Data-gedreven aanpak + menselijke factor = toekomstbestendigheid
De keuze voor CQM als partner bleek een schot in de roos. Ook Minou Voortman, die voor CQM dit project leidde, vertelt enthousiast over de geslaagde samenwerking: "Onze data-analyse toonde inderdaad aan dat de bestaande magazijnindeling niet meer optimaal was. Na een intensieve periode van diep duiken in de cijfers en observaties om patronen te ontdekken, presenteerden we een gedetailleerd plan voor een nieuwe magazijnindeling. Door de fast-movers te centraliseren en de pickroutes te optimaliseren, konden we de orderpicktijden aanzienlijk verkorten. Om maar een voorbeeld te noemen: Met de oude indeling van hal A was de kans op een korte pickroute 10%, met de vernieuwde indeling is deze kans 46%! Tegelijkertijd hebben we ervoor gezorgd dat de nieuwe indeling flexibel en toekomstbestendig is. Door nauw samen te werken met het team van Kovax, hebben we een oplossing ontworpen die niet alleen efficiënt is, maar ook aansluit bij de behoeften van de medewerkers en bijdraagt aan het verhogen van de klanttevredenheid."
Afbeelding boven: Nieuw magazijn lay-out voorstel van CQM voor de Kovax warehouse.
Realisatie van de nieuwe warehouse inrichting
De nieuwe warehouse lay-out moest natuurlijk nog gerealiseerd worden. Dus eind September staken alle medewerkers van Kovax de handen uit de mouwen om samen in slechts drie dagen het magazijn opnieuw in te richten. Het hele bedrijf hielp mee met het leegruimen van de ruimtes, verplaatsen van de packstations en het opnieuw vullen van de stellingen. Door deze buitengewone betrokkenheid van alle medewerkers, gecombineerd met de kracht van data-analyse, is er een toekomstbestendige werkomgeving gecreëerd die kosten en tijd bespaart en – als het goed is – ook de jobtevredenheid van de medewerkers zal verhogen. Tevreden medewerkers en een magazijn dat tiptop in orde is, draagt dan weer bij aan snellere leveringen en tevreden klanten. Een win-win situatie!
Zo toont dit project aan dat Data Science niet alleen over cijfers gaat, maar ook over mensen. Alleen door de menselijke factor centraal te stellen, kun je het maximale uit data halen. Ook kunnen we concluderen dat Data Science een krachtig hulpmiddel is om ook in kleinere organisaties grote verbeteringen te realiseren.
Ook de efficiëntie van jouw magazijn en de tevredenheid van je klanten verhogen?
Wellicht is de Warehouse Quick Scan dan iets voor jou! Neem contact op Minou Voortman en ontdek hoe datagedreven inzichten jouw organisatie kunnen verder helpen.
Wil je daarnaast op de hoogte blijven van het laatste nieuws van CQM, volg ons op LinkedIn of meld je aan voor onze digitale nieuwsbrief.
