NEDIS vertrouwt op intelligent voorraadbeheersysteem

Het is haast een cultuurshock voor een groothandel annex distributeur: het jarenlange ervaringsgevoel loslaten en steeds meer vertrouwen op slimme algoritmen bij de inkoop en opslag van goederen. NEDIS in Den Bosch heeft deze baanbrekende stap gezet. De expertise van inkopers speelt nog altijd een beslissende rol, maar het grootste deel van het bestelproces verloopt voortaan geautomatiseerd. CQM ontwikkelde het intelligente voorraadbeheersysteem.

In dertig jaar tijd heeft groothandel en distributeur NEDIS zich ontwikkeld tot één van Europa’s marktleiders op het gebied van consumentenelektronica en -accessoires. Het voormalig familiebedrijf is sinds 2012 onderdeel van de beursgenoteerde Zwitserse Dätwyler Group. NEDIS levert zo’n 15.000 producten onder eigen merk en merken van derden aan ruim 50.000 retailers en e-tailers in meer dan 50 landen. Het motto van het bedrijf is ‘NEDIS gives you selling power’. Hieronder verstaat NEDIS naast het kunnen bieden van een interessante marge voor de reseller ook het altijd uit voorraad kunnen leveren van de producten. NEDIS wil haar klanten nooit nul op het rekest hoeven te geven. Dus hoewel de meeste artikelen bij Aziatische producenten met soms maandenlange levertijden worden ingekocht, moeten diezelfde artikelen al de volgende dag bij NEDIS’ resellers of hun klanten kunnen worden bezorgd. De belangrijkste vraag is: hoe hou je een gezonde voorraad aan, met optimale benutting van de magazijnruimte, minimale assortimentskosten en maximale efficiency in het bestelproces?

Centraal en uniform inkoopproces

De overname door Dätwyler was voor NEDIS aanleiding om het inkoopproces te centraliseren. Voorheen was dit verspreid over dertien Europese landen. Nu heeft NEDIS één groot magazijn in Den Bosch, waar ook de complete inkoop plaatsvindt. “We hadden al eerder contacten met NEDIS over integrale supply chain optimalisatie”, zegt CQMconsultant Maike op het Veld. “Maar dit bleek toen nog een brug te ver. Veel data waren niet voorhanden en er was geen uniformiteit in het bestelproces. Samen met NEDIS besloten we om ons eerst op optimaal voorraadbeheer te richten.” CQM begon met het ontwikkelen van een applicatie met geavanceerde algoritmen voor uniforme inkoop-forecasting en voorraadbeheer. De applicatie sluit aan op de managementsystemen van NEDIS en heeft een overzichtelijke user interface voor optimale ondersteuning van de inkopers. Maike: “De applicatie markeerde een cultuuromslag bij NEDIS. Niet slechts de inkoopprijs en beschikbaarheid van artikelen vormden de maatstaf, maar ook een optimale benutting van de magazijnruimte en het kapitaalbeslag. Het is immers niet zo moeilijk om een compleet assortiment altijd in ruime hoeveelheden op voorraad te hebben. Het gaat er juist om dat je elk artikel in exact het juiste aantal op voorraad hebt, zodat je het hoogste rendement uit de magazijnruimte en de kosten voor het aanhouden van de voorraad haalt. Want ook een product op de plank kost geld.”

Groen, oranje, rood besteladvies

De inkoopapplicatie ging in 2014 live. Op basis van artikelgroepen, levertijden van leveranciers, inkoopvolumes en alle andere relevante bestelregels is een systeem ontstaan waarbinnen NEDIS’ inkopers artikelen kunnen bestellen op het juiste moment, in de juiste aantallen en bij de juiste leveranciers. Tegelijk is de leverbetrouwbaarheid voor NEDIS’ resellers gegarandeerd en is het hele proces zowel qua kosten als ruimtebeslag en efficiency geoptimaliseerd. Belangrijk is dat de applicatie automatisch besteladviezen aan de inkopers geeft, letterlijk in drie kleuren. Groen betekent: niets aan doen, direct bestellen. Oranje: even kort naar kijken. Rood (of op de ‘attention list’): inkoper, hier is iets bijzonders aan de hand, dit vereist uw aandacht. John Laurijsen is senior purchaser van NEDIS en werkte intensief met CQM samen: “Het is een prima systeem dat we nu samen in de praktijk verder gaan optimaliseren. Zo willen we weten waarom de applicatie specifieke besteladviezen doet. Soms gaan die namelijk tegen het ‘onderbuikgevoel’ van onze inkopers in. Face2Face-sessies met CQM helpen om die adviezen te doorgronden en zonodig parameters of algoritmen aan te passen. Deze sessies geven het wederzijds begrip een goede boost.”

Van onderbuikgevoel naar gecalculeerd inkopen

Vertrouwen is het sleutelwoord voor de cultuuromslag die nu bij NEDIS aan de gang is. Dit vindt ook Jack Breukers, Head of Operations & ICT: “Ons uitgangspunt is dat wij geen nee aan onze klanten willen verkopen, terwijl we een gezonde voorraad willen in termen van optimaal ruimte- en kapitaalbeslag. De applicatie helpt ons om dit te kunnen realiseren. Daarnaast werken we nu op één uniforme manier. Nu is het zaak voor onze inkopers om te vertrouwen op de adviezen die de applicatie geeft, zodat we straks het overgrote deel van ons assortiment via de groene lijst automatisch kunnen bestellen. Dit vraagt uiteraard tijd en bijsturing. Maar als iedereen ziet dat het systeem goed werkt, dan ontstaat het vertrouwen vanzelf. Bovendien zitten er nog altijd mensen aan de knoppen. Zo gaan we van onderbuikgevoel naar gecalculeerd inkopen. Een baanbrekende stap, inderdaad. Maar die gaan we bij NEDIS nooit uit de weg.”

Dr.ir. Jan van Doremalen

Dr.ir. Jan van Doremalen

Partner