CQM nieuws
Slimmer plannen geeft De Witte Raaf meer tijd voor wat er werkelijk toe doet
Minder puzzelen, efficiënter op pad
Datum: 9 okt 2026
Ieder jaar vanaf 18 september staat Eindhoven enkele weken in het teken van de Lichtjesroute. Meer dan 100.000 lampjes in ornamenten en lichtprojecten vormen een 22 kilometer lange route door de stad, als herinnering aan de bevrijding van Eindhoven in 1944. Op 4 oktober gaan zo’n 30 leden van De Witte Raaf de Lichtjesroute rijden. Verdeeld over twee caddies en vier busjes worden zij thuis opgehaald om vervolgens met de zes voertuigen gezamenlijk de route te rijden. Een gezellig uitje voor de leden, maar voor de vrijwilligers achter de schermen ook een flinke planningspuzzel. Want hoe zorg je ervoor dat iedereen met de beschikbare voertuigen op tijd op de juiste plek is?
De Witte Raaf verzorgt vervoer voor ouderen en mensen met een mobiliteitsbeperking in Eindhoven. Naast reguliere ritten organiseert de vereniging ook uitjes voor haar leden. Voor die uitjes moet telkens opnieuw worden bepaald wie met welk voertuig meegaat en in welke volgorde iedereen wordt opgehaald.
Daar komt meer bij kijken dan alleen adressen zo logisch mogelijk over een aantal auto's verdelen. Het ene voertuig heeft een andere capaciteit dan het andere. Sommige leden reizen met een rolstoel of rollator en voor mensen die moeilijk ter been zijn, is extra instaptijd nodig. Tegelijkertijd wil je de beschikbare voertuigen zo efficiënt mogelijk inzetten en voorkomen dat ze onnodig lang onderweg zijn.
Uren handmatig puzzelen
Voor de reguliere taxiritten gebruikt De Witte Raaf al een planningssysteem. De planning van uitjes past daar echter niet goed in en werd daarom grotendeels met de hand gemaakt.
De vrijwilligers groepeerden eerst de aangemelde leden op postcode. Vervolgens bepaalden ze wie met welk voertuig mee kon en werd per voertuig met Google Maps een logische ophaalvolgorde en route uitgestippeld. Een tijdrovende klus. En kwam er daarna nog een wijziging? Dan moest een deel van de puzzel opnieuw worden gelegd.
“Afhankelijk van het soort en de grootte van het uitje kostte het maken van een planning ons twee tot vier uur”, vertelt Onno de Visser, coördinator van De Witte Raaf. “Vooral wijzigingen waren tijdrovend. Omdat alles handmatig moest worden aangepast, nam daarbij ook de kans op fouten toe.”
Van deelnemerslijst naar complete planning
CQM ontwikkelde in het kader van de 1% pledge een planningstool voor De Witte Raaf. De planner voert in wie er meegaan en waar zij wonen, welke voertuigen beschikbaar zijn en wat de vertrek- en aankomstlocatie is.
Vervolgens neemt de tool het puzzelwerk over. De deelnemers worden over de voertuigen verdeeld, in een logische ophaalvolgorde gezet en voor ieder voertuig wordt een route berekend. De planner krijgt zowel de routes als een kaart te zien.
Daarbij houdt de tool rekening met het aantal zit- en rolstoelplaatsen per voertuig, het aantal rollators dat mee kan en eventuele extra instaptijd. De planning wordt zo gemaakt dat de totale reistijd van alle voertuigen zo laag mogelijk is en er zo min mogelijk voertuigen nodig zijn. Als niet alle deelnemers in één keer meekunnen, kan de tool bij sommige uitjes voorstellen om een voertuig een tweede ophaalronde te laten rijden.
Eerste praktijktoepassing: de Lichtjesroute
De Lichtjesroute (te zien t/m zondag 11 oktober) is het eerste uitje waarvoor De Witte Raaf de nieuwe tool in de praktijk gebruikt. Daarbij moet iedereen in één keer mee kunnen, omdat de voertuigen de route gezamenlijk in colonne rijden.
De komende tijd gebruikt De Witte Raaf de tool voor meer uitjes. Op basis van de ervaringen van de planners kijkt CQM waar nog aanpassingen nodig zijn om de tool zo goed mogelijk te laten aansluiten bij de dagelijkse praktijk.
“Met de tool kunnen we uitjes op een uniforme manier plannen en kan de planning makkelijker door meerdere planners worden opgepakt”, aldus Onno de Visser. “Daarnaast verwachten we tijdwinst, een efficiëntere inzet van tijd en middelen, minder kans op fouten bij wijzigingen en betere ritlijsten voor onze chauffeurs.”
1% kennis en tijd inzetten voor maatschappelijke impact
Het project ontstond vanuit de 1% pledge van CQM, waarmee CQM een deel van zijn kennis en tijd beschikbaar stelt voor maatschappelijke organisaties.
Het idee voor De Witte Raaf ontstond bij CQM-consultant Arjen Sijtsma. Vanuit zijn ervaring met vervoersplanning zag hij dat de kennis die CQM voor commerciële organisaties inzet ook van waarde kan zijn voor een vrijwilligersorganisatie als De Witte Raaf. Via zijn netwerk kwam hij met de organisatie in contact en samen werd gekeken waar CQM het verschil kon maken.
Dat verschil zit op meerdere vlakken. Een efficiënte planning kan de totale reistijd beperken en ervoor zorgen dat de beschikbare voertuigen zo goed mogelijk worden ingezet. Tegelijkertijd hoeft er minder tijd te worden besteed aan handmatig plannen. Zeker voor een organisatie die grotendeels op vrijwilligers draait, is ook dat kostbare tijd.
Zo helpt de tool De Witte Raaf om de beschikbare mensen én middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Zodat er meer tijd en ruimte overblijft voor waar het uiteindelijk om draait: de leden mobiel houden en samen op pad laten gaan. Zoals op 4 oktober, samen naar de Lichtjesroute.
Minder handmatig plannen, slimmer optimaliseren?
Heb je een planning met veel variabelen, uitzonderingen en handmatig puzzelwerk? We denken graag mee over hoe je die slimmer en efficiënter kunt organiseren.
