Scenariodenken, schakelen & de impact in je bedrijf

De acute nu-situatie

Voor veel organisaties was de schok groot: een ‘intelligente lockdown’ zoals in maart afgekondigd door minister-president Rutte. Sommige waren er al beter op voorbereid en hadden zelf al eerder maatregelen genomen. Maar in alle gevallen gold dat het alle hens aan dek was om met spoed de nieuwe situatie in te regelen: wat betekent het voor het personeel, onze supply chain, de winkels, ons transport- en distributienetwerk en al het menselijk contact dat bij de transacties in die netwerken komen kijken? Hoe regelen we het thuiswerken in? Wat kan er doorlopen en wat niet?

De onzekere route naar ‘het nieuwe normaal’

Nu we enkele weken verder zijn, zie je dat een en ander zich langzamerhand gaat settelen en dat er ook voorzichtig naar de toekomst gekeken wordt. Naast aandacht voor de acute nu-situatie ontstaat ruimte om na te denken over de route naar ‘het nieuwe normaal’. En daarbij is veel, heel veel, onduidelijk. Wat gaat ‘het nieuwe normaal’ worden? Welke maatregelen worden wanneer opgeheven? Wat verandert er voor ons bedrijf bij een anderhalve meter-economie? Denken in scenario’s is daarbij onmisbaar.

Scenario’s en hun impact

Verschillende bedrijven hebben daarom een task force in het leven geroepen om die scenario’s op strategisch niveau voor hun organisatie uit te denken. Dat is een belangrijk proces met veel onzekerheid, waarbij regelmatig scenario’s moeten worden bijgesteld en aangepast.

Van al die scenario’s moet ook de impact worden bepaald. Dat gebeurt vaak op tactisch niveau en gaat bijvoorbeeld om de grootte van het personeelsbestand, voorraadhoogtes, inkoopvolumes, doorlooptijden, enz. Daarvoor wordt dan een beroep gedaan op bestaande afdelingen, die dan in korte tijd moeten kunnen aangeven wat een scenario voor hun taakgebied betekent in tactische termen. Want als ze dat niet snel kunnen aangeven, worden ze ingehaald door de werkelijkheid (scenario’s zijn al weer achterhaald) of de task force besluit te werken met heel ruwe inschattingen op basis van mogelijk onjuiste aannames, omdat het wachten te lang duurt. Wij komen in ons klantenveld tegen dat mensen hiermee worstelen.

Richt een proces in

Wat kun je nu beter doen, in plaats van – reactief – afwachten wat de nieuwe vraag/het nieuwe scenario vanuit de task force wordt? Juist omdat scenario’s de komende tijd nog weleens zullen worden aangepast, is het belangrijk om – pro-actief – een proces in te regelen om snel de impact van scenario’s te kunnen bepalen. Het doel van dat proces is om – als er weer een nieuw scenario is bepaald – binnen korte doorlooptijd de consequenties te kunnen kwantificeren voor jouw taakgebied.

Hoe ziet zo’n proces eruit?

Een proces waarmee je dit voor elkaar krijgt, stroomlijnt de manier waarop je de impact van scenario’s bepaalt. Drie componenten zijn daarbij belangrijk:

1. Ten eerste, begin achteraan! Bespreek met de task force in welke termen zij de impact wil hebben doorgerekend (financieel, voorraadhoogtes, personeelsbehoefte, …).
2. Ten tweede, spreek met de task force af op welke dimensies een scenario wordt beschreven. Je kent dan weliswaar nog niet de daadwerkelijke getallen van de scenario’s die komen gaan, maar je bent wel bekend met de vorm waarin een scenario wordt gedefinieerd (grootte van de vraag, verwacht aantal bezoekers, aantal te heropenen verkooppunten, maximaal toe te laten aantal klanten per uur, …).
3. Ten derde, zo kun je al wel bepalen welke (systeem)data er nodig is en in welke vorm, om de consequenties van een scenario te kunnen bepalen. Oftewel: richt op je afdeling een proces zodanig in, dat je snel en flexibel kunt reageren op steeds andere scenario’s die in de task force worden bedacht. Dan kun je adequaat informatie leveren die op strategisch niveau leidt tot een betere beslissing voor de hele organisatie.

Wil je hier meer over weten of gewoon eens sparren over hoe je zo’n proces goed inricht? Neem dan contact met mij, Bram Kranenburg, op.

Fotocredit: Pixabay. Wil je op de hoogte blijven van het laatste nieuws van CQM, volg ons op LinkedIn of meld je aan voor onze digitale nieuwsbrief.