20/03/2023
Satirisch online nieuwsmagazine De Speld heeft op haar site een vermakelijk artikel staan: ‘Wij leggen Jip en Janneke voor je uit in onbegrijpelijke taal’. De eerste zin luidt: ‘Jip bewoog zich op ambulante wijze voort door de kadastraal binnen de erfgrenzen van het (hoofd)verblijf van zijn ouders/verzorgers (voortaan: ouders) vallende groenstrook, met een uitzonderlijk gebrek aan plannen, motivatie en/of voornemens.’ Voor wie deze verhaaltjes nog kent, zal dit ongetwijfeld direct herinnering oproepen aan het oorspronkelijke ‘Jip liep in de tuin en hij verveelde zich zo’ :-)
Waarmee we meteen de boodschap van deze blog te pakken hebben… Gebruik duidelijke taal en leg dingen eenvoudig uit. Waarom vind ik dat zo belangrijk? En wat heb jíj eraan?
Afgestemde verwachtingen
In het advieswerk dat ik doe als consultant bij CQM spreek ik veel verschillende mensen. Op diverse niveaus in de organisatie van de klant, met verschillende achtergronden en met elk hun eigen taal. Ze spreken wel allemaal Nederlands of Engels, maar toch kan het tot een Babylonische spraakverwarring leiden als ik meerdere mensen binnen één bedrijf in een projectteam samenbreng.
Cruciaal is dan om te concretiseren wat iedereen precies bedoelt. Zo voorkom je dat iedereen zijn eigen beeld heeft bij bijvoorbeeld ‘We gaan dit proces verbeteren’ (welk proces dan, wat wel en wat niet, wanneer is het project geslaagd, enz.). En zo zorg je ervoor dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft en voorkom je teleurstellingen.
Commitment
Een bekende formule die ik graag aanhaal, is Effectiviteit = Kwaliteit x Acceptatie, oftewel: niet alleen de kwaliteit van een oplossing is van belang, maar ook de mate waarin die wordt geaccepteerd en toegepast. En de bereidheid om iets zelf te gaan gebruiken of toepassen wordt nou eenmaal vele malen groter als je weet wat er moet gebeuren en waarom. Daarvoor moet voor jou in begrijpelijke taal duidelijk zijn wat de bedoeling is. Ik begin zelf daarom bewust elke presentatie en bespreking met de context: waarom zijn we dit ook al weer aan het doen? En hoe draagt wat we vandaag gaan bespreken daaraan bij?
Ook check ik voortdurend of de boodschap overkomt. Bij een glazige blik van een gesprekspartner creëer ik de ruimte voor vragen. Liever herhaal ik een stap van de uitleg of probeer ik iets op een andere manier nogmaals toe te lichten, dan dat iemand afhaakt. En ik geloof dat domme vragen niet bestaan, omdat ik een vraag om verduidelijking zie als signaal dat iemand oprecht betrokken is. Vaak spreekt degene die de moed had om de vraag te stellen, namens anderen die die vraag eigenlijk ook hadden… Op deze manier neem ik mensen mee; ik creëer commitment. Bovendien gebruik ik het voor mezelf als test: als ik (soms best complexe) materie niet duidelijk kan uitleggen, heb ik dan zelf de essentie wel te pakken?
Onbetaalbaar
Concretisering en eenvoudige weergave zijn cruciaal wanneer je iets wilt uitleggen. Laat ik afsluiten met voorbeelden van beide.
- Concretisering:
In ons werk gaat het vaak over simulatie of een Digital Twin. Heel vaak merk ik dat iedereen weer een ander beeld heeft bij wat dat inhoudt. Daarom sta ik uitgebreid stil bij concrete vragen als: wat gaat dat dan doen? Wat kun je ervan verwachten? Welke input stop je erin, wat kun je kiezen en wat voor uitkomst krijg je dan? Maar soms ligt de verwarring nog veel eerder op de loer. Ik heb weleens enthousiast aan een collega uitgelegd wat voor leuk project wij bij het Nederlands Loodswezen doen, tot ik er na een paar minuten pas achter kwam dat zij aan containers dacht in plaats van aan mensen die schepen de haven binnen navigeren…
- Eenvoudige weergave:
‘Dit vraagstuk hebben we gemodelleerd als een lineair programmeringsprobleem waarvoor we met een CPLEX-solver een hoekpunt van het polyhedron hebben gevonden’ verliest het qua duidelijkheid voor een klant toch van ‘We hebben met een wiskundig model een oplossing bepaald’…
Kortom: Jip-en-Janneketaal is voor mij een krachtig en onmisbaar instrument in mijn werk als adviseur, oftewel: onbe-taal-baar!
Meer Jip & Janneke samen met Bram?
En mocht je naar aanleiding van deze blog willen doorpraten: middels het contactformulier ingediende vragen en contactverzoeken zullen door ondergetekende na ampele consideratie beantwoord worden en van een passende reactie worden voorzien :-)
Volg ons daarnaast op LinkedIn of meld je aan voor onze digitale nieuwsbrief.
Groet, Bram Kranenburg
Fotocredit: Flickr.
